Как провести тимбилдинг самостоятельно: пошаговый план для организатора
Если вы решили организовать тимбилдинг своими силами, начинать стоит не с поиска конкурсов. Сначала нужно проанализировать задачу, участников, бюджет и условия проведения — и только после этого выбирать формат, площадку и составлять программу. Разбираем подготовку по шагам и даём чек-лист, который поможет ничего не упустить.
Определите задачу мероприятия
Прежде чем выбирать формат и программу тимбилдинга, ответьте на вопрос: какой результат вы хотите получить для команды? Сформулируйте главную задачу заранее — она станет ориентиром при выборе программы.
Какую задачу вы хотите решить с помощью тимбилдинга?
Определите одну главную задачу. Дополнительных может быть несколько.
Познакомить людей
Помочь новым сотрудникам или коллегам из разных подразделений лучше узнать друг друга.
Улучшить взаимодействие
Сделать акцент на коммуникации, совместных решениях и общем результате.
Объединить разные отделы
Создать общий опыт для сотрудников, которые редко взаимодействуют вне рабочих задач.
Поддержать команду в период изменений
Помочь наладить взаимодействие после роста, реорганизации или объединения подразделений.
Помочь новым сотрудникам адаптироваться
Быстрее познакомить новых коллег с командой и включить их в неформальное общение.
Дать команде перезагрузиться
Сменить обстановку, переключиться с рабочих задач и получить общие положительные впечатления.
Это только примеры. У вашей команды могут быть другие задачи. Подробнее о целях командных мероприятий — «Тимбилдинг для сотрудников» .
Учтите особенности участников
Перед выбором формата достаточно понять три вещи о вашей команде.
Количество
Сколько человек будет участвовать. Для 15 и 150 человек нужны разные механики и организация программы.
Возраст и состав
Посмотрите на возраст и на то, кто участвует: руководители, сотрудники одного отдела или смешанная группа из разных подразделений.
Интересы и особенности
Что людям ближе: движение и соревнование, интеллектуальные задачи, творчество, необычные сюжеты или спокойное командное общение.
Необязательно опрашивать всю компанию. Если участников много, достаточно короткой анкеты или разговора с представителями нескольких отделов, чтобы понять основные интересы и ожидания.
Определите бюджет
Сразу определите не только общую сумму, но и все расходы, которые могут возникнуть при подготовке. Аренда площадки или стоимость программы часто оказывается только частью итогового бюджета.
Программа
Ведущий, инструкторы, актёры, реквизитор и другой игровой персонал, реквизит, расходные материалы и всё необходимое для проведения выбранного формата.
Площадка
Пространство должно подходить для выбранной программы тимбилдинга по площади и условиям. Уточните стоимость аренды, время на монтаж и подготовку до мероприятия, наличие и условия парковки, возможность подъезда и разгрузки реквизита. Для летнего события заранее предусмотрите план Б на случай непогоды.
Питание
Кейтеринг, вода, кофе-брейк или банкет. У площадки обязательно уточните пробковый сбор, процент за обслуживание и другие обязательные платежи.
Транспорт
Трансфер участников, доставка реквизита, оборудования и материалов на площадку и обратно.
Техника
Звук, микрофоны, свет, экраны и другое оборудование. Заранее продумайте подключение: где находятся точки электропитания, хватает ли мощности, нужны ли удлинители и как будет расположено оборудование относительно игровых зон.
Дополнительно
Фотограф, видеограф, оформление, брендирование, подарки участникам и другие необязательные, но запланированные расходы.
Особенно внимательно проверяйте условия площадки. Важно не только количество гостей: заранее уточните, подходит ли пространство под механику выбранного тимбилдинга, когда можно начать монтаж и подготовку, где разгружать реквизит, есть ли парковка, ограничения по звуку и подключению оборудования и куда переносится программа в случае плохой погоды.
Выберите формат тимбилдинга
Задача, состав участников, бюджет и площадка уже определены. Теперь двигаемся по порядку: сначала определяем место тимбилдинга в общем дне, затем нагрузку, после этого формат и конкретную программу.
Посмотрите на программу всего мероприятия
Определите, что будет происходить до и после тимбилдинга. От этого зависит, сколько времени можно отвести на командную часть и насколько интенсивной она может быть.
Это один из распространённых вариантов выездного мероприятия. Если после тимбилдинга запланирован ещё целый вечер, участникам нужно оставить силы на его продолжение.
Определите допустимую нагрузку
Теперь понятно, сколько времени занимает тимбилдинг и что ждёт участников после него. Решите, насколько интенсивной может быть командная программа.
Спокойный темп
Подойдёт, если впереди насыщенная вечерняя программа, в команде большой разброс по возрасту или активность не должна требовать серьёзной физической подготовки.
Движение без перегрузки
Активные этапы чередуются с заданиями на логику, общение и совместные решения. Такой вариант подходит большинству смешанных корпоративных команд.
Много движения
Подходит команде, которая хочет именно активное событие и готова к бегу, эстафетам, спортивным заданиям или физическим испытаниям.
Не стремитесь сделать тимбилдинг максимально активным. Нагрузка должна соответствовать участникам и всему сценарию дня, а не быть самоцелью.
Выберите формат тимбилдинга
Теперь можно определить направление. Ниже — несколько примеров. Больше идей собрано в материале о видах и вариантах тимбилдинга.
Квесты — сюжет, командные задания и поиск решений. Например: «Форт Боярд» или «Код да Винчи» .
Инженерные и конструктивные — участники вместе создают объект или механизм. Например: «Цепная реакция» или «Большая стройка» .
Творческие — общий результат создаётся руками участников: фильм, картина, арт-объект или другой проект. Например: творческие тимбилдинги .
Интеллектуальные — логика, обсуждение, стратегия и поиск решений. Например: интеллектуальные тимбилдинги .
Активные — больше движения, соревнования и динамичных заданий. Например: активные тимбилдинги или «Весёлые старты».
Спортивные — эстафеты, турниры и физические испытания. Посмотрите варианты спортивного тимбилдинга .
Выберите конкретную программу
Когда направление определено, переходите к программам тимбилдинга. Отберите несколько вариантов, которые подходят по количеству участников, площадке, продолжительности и уровню нагрузки. Затем сравните механику, необходимый реквизит и сложность подготовки — особенно если планируете проводить тимбилдинг самостоятельно.
Составьте программу и тайминг
Теперь соберите тимбилдинг в единый сценарий: определите продолжительность каждого этапа и продумайте, чем будет наполнена основная программа. Заложите время на сбор участников, разогрев, инструктаж, испытания и финал.
Например, тайминг может выглядеть так
Продолжительность зависит от выбранного формата
Сбор участников
Разогрев и деление на команды
Инструктаж
Основная программа
Финал и награждение
Оставьте небольшой запас времени. Кто-то может опоздать, разогрев занять больше времени, а между испытаниями понадобятся переходы.
Продумайте упражнения и испытания
Основная часть должна быть не просто набором конкурсов. Каждое испытание должно работать на главную задачу, которую вы определили в первом шаге.
Держите в фокусе главную цель
Если задача — улучшить взаимодействие, упражнения должны требовать общения и совместных решений. Если нужно познакомить людей — создавайте ситуации, в которых участникам придётся взаимодействовать с разными коллегами.
Задействуйте всю команду
Стройте испытания так, чтобы результат зависел от совместных действий участников. Не должно получаться, что два-три лидера решают задачу, а остальные просто наблюдают.
Чередуйте разные механики
Не делайте все задания одинаковыми. Сочетайте движение, логику, координацию, творчество, поиск решений и взаимодействие. Так у участников с разными сильными сторонами появляется возможность проявить себя.
Проверьте задания до мероприятия
Попробуйте пройти каждое испытание заранее: понятны ли правила, сколько времени оно занимает, могут ли в нём одновременно участвовать несколько человек и действительно ли команда способна решить задачу сообща.
Подготовьте реквизит заранее
Если для упражнений нужен реквизит, составьте общий список и заранее решите, что можно собрать самостоятельно, а что потребуется купить или заказать. Перед мероприятием проверьте количество комплектов, расходные материалы и запасные элементы.
Распределите роли и подготовьте реквизит
Когда задания готовы, определите, кто будет вести программу и отвечать за каждый этап. Затем составьте общий список реквизита и проверьте всё до дня мероприятия.
Распределите ответственность
- Ведущий — проводит разогрев, объясняет правила и управляет общей динамикой.
- Ответственные за испытания — объясняют задания, следят за их выполнением и фиксируют результат.
- Координатор — следит за таймингом, переходами команд и решает организационные вопросы.
Соберите всё необходимое
- реквизит и расходные материалы для каждого испытания;
- карточки с заданиями, подсказки и маршрутные листы;
- материалы для деления участников на команды;
- таблицу или другой способ подсчёта результатов;
- колонку, микрофон, музыку и другую необходимую технику;
- призы или подарки, если они предусмотрены программой.
За день до мероприятия
Пройдитесь по программе от начала до конца: кто встречает участников, кто проводит разогрев, кто работает на каждом испытании, где лежит реквизит и кто отвечает за финал. Если на каждый из этих вопросов есть ответ — организационная схема готова.
Координация в день мероприятия
Координация начинается с трансфера и продолжается до завершения мероприятия. Команда организаторов приезжает заранее, чтобы подготовить площадку, расставить реквизит и проверить технику. К приезду участников всё должно быть готово, а встреча гостей, питание, работа подрядчиков и общий тайминг — согласованы между собой.
Трансфер
Проверьте время подачи транспорта, маршрут, контакты водителей и время прибытия участников.
Приезд команды
Организаторы приезжают заранее — с запасом на разгрузку, подготовку и возможные задержки.
Подготовка
Подготовьте площадку, расставьте реквизит и полностью соберите игровые зоны.
Проверка
Проверьте звук, микрофоны, оборудование и готовность каждого этапа программы.
Готовность
До приезда участников проведите финальный обход: всё должно быть полностью готово к старту.
К приезду участников всё должно быть готово
Гости не должны ждать, пока организаторы разгружают реквизит, настраивают технику или заканчивают подготовку. Встречайте участников на уже готовой площадке: реквизит расставлен, техника проверена, игровые точки готовы, а каждый организатор находится на своём месте.
Организацию можно доверить профессионалам
Организация тимбилдинга — сложный процесс, в котором нужно связать программу, площадку, реквизит, команду, технику, логистику и работу в день события. Если вы хотите облегчить себе эту задачу, Студия праздника Fiesta может взять подготовку и проведение тимбилдинга на себя.
